juin 09 2017 0Comment

Gestion de projet : les 10 points clés pour réussir

  1. Gestion de projet : identifier clairement les enjeux

Lors de la planification d’un projet, vous devez identifier de manière claire les enjeux de l’opération (enjeux qui peuvent être cachés et que vous aurez parfois à découvrir…). Vous devez ensuite les analyser afin de les communiquer aux autres membres de l’équipe projet et à l’ensemble des intervenants internes ou externes.

 

  1. Obtenir l’adhésion des intervenants du projet…et plus particulièrement de la Direction de l’entreprise ou la Direction de projet

Aider votre équipe à s’approprier pleinement le projet constitue un enjeu majeur qui va déterminer les conditions de réussite de l’opération. Discussions en binôme ou réunions en équipe… vous devez être pro-actif. La Direction de l’entreprise et la Direction de projet doivent elles-mêmes donner des signes forts de soutien au projet … sous votre impulsion s’il le faut (présidence du premier comité de pilotage, message du président aux collaborateurs, etc.).

 

  1. Identifier les acteurs, les ressources humaines du projet

Vous devez très rapidement identifier les acteurs de votre projet. Ne faîtes pas l’impasse sur cette phase de la gestion de projet : elle contribuera à une estimation la plus juste possible des livrables, à l’identification des validations nécessaires et à une communication ciblée et efficace.

Vous devez également identifier les rôles et les responsabilités définies de tous les membres de l’équipe et des intervenants extérieurs. Il est impératif que toutes les ressources impliquées dans votre opération comprennent clairement leur rôle, leurs limites de prestations et comment leur travail s’articule autour du projet et entre eux.

 

  1. Identifier tous les livrables du projet et les équipes en charge de leur élaboration

Une étape majeure du projet consiste à identifier les livrables à produire et les équipes associées : dans ce cadre, détecter tous les enjeux et avoir une expérience terrain est déterminant.

Un schéma simple, de type matrice, affichant tous les livrables horizontalement, avec une déclinaison verticale des sous-tâches principales doit être – a minima – réalisé. Indépendamment de l’utilisation d’outils aussi efficaces que Primavera P6 ou MS Project, ce schéma doit pouvoir être visualisé sur une seule slide pour que la globalité de la prestation du projet soit comprise par tous (de la Direction de l’entreprise au prestataire chargé des installations électriques).

 

  1. Vérifier que tous les livrables ont été évalués financièrement

C’est après avoir identifié tous les livrables que vous pouvez vérifier qu’ils ont tous été évalués financièrement. Si ce n’est pas le cas, vous devez bien sûr le signaler et obtenir l’évaluation financière manquante. Il s’agit d’établir un « poids » par livrable afin d’évaluer le pourcentage d’avancement de la phase étude qui reste déterminante pour la suite du projet.

 

  1. Élaborer une planification efficace du projet

Pas de projet réussi sans une bonne planification. Une nécessité : si le chef du projet manque d’expérience, faites élaborer ou vérifier la programmation par un chef de projet expérimenté…ou externalisez-la.

Cinq exigences pour une planification réussie :

  • Évaluer les dates de livraison de tous les livrables – a minima le mois estimé de livraison (début/ milieu ou fin de mois) – par les personnes en charge des livrables,
  • Réunissez les équipes dont les livrables sont interdépendants….ce dialogue, toujours fructueux, permet d’identifier les interfaces, les risques potentiels ayant un impact sur le planning et, si possible, de les traiter en amont.
  • Demander aux collaborateurs en charge des livrables d’évaluer les risques (significatifs, peu significatifs…) inhérents à leur prestation ainsi que les incertitudes du point de vue délais.
  • Mesurer les écarts par rapport aux jalons contractuels afin de confirmer les chemins critiques et les priorités de votre projet.
  • Contribuer au choix de l’outil de planification et accompagner la Direction de projet dans la production de tableaux de bord de direction.

Une appréciation limitée de la phase planification continue d’être le plus grand contributeur de défaillances aux projets. Veillez à la qualité de cette étape de manière rigoureuse.

 

  1. Établir un système de validation et de suivi des changements

Il faut accepter que les projets évoluent. Il est néanmoins nécessaire d’établir un processus régulier de suivi et de validation de ces évolutions. Il est indispensable de tenir à jour des suivis de modifications afin de garder l’historique du projet et de capitaliser un retour d’expérience.

 

  1. Assurer une bonne communication autour du projet

Sans une communication régulière et transparente au sein de votre équipe et entre tous les intervenants, votre projet a un risque plus élevé de défaillance. Des réunions régulières (le plus souvent hebdomadaires ou mensuelles…) sont nécessaires. Il est également important de faire un point mensuel avec la Direction de projet afin de faire le point et d’aborder tout élément bloquant qui nécessite une attention particulière. Il est aussi fortement recommandé d’obtenir les retours de la Direction de projet sur les livrables produits dans le cadre des reporting mensuels afin de les adapter dans le temps, les projets étant en continuelles évolutions.

 

  1. Prévoir un « plan B » pour les étapes à risques

Il est fortement recommandé de savoir s’adapter et de prévoir un « Plan B » pour les étapes ou les prestations à risques que vous aurez identifiées. Le « plan B » a pour objectif d’assurer la réussite de votre gestion de projet et le plus souvent afin de partager les risques entre les parties prenantes.

 

  1. Formez vos collaborateurs, développez leur expérience … si possible à l’export

La réussite du projet repose en grande partie sur l’expérience du chef de projet et de ses autres collaborateurs dans l’entreprise. Les formations liés à la gestion de contrat, aux outils de pilotage sont indispensables pour obtenir et s’appuyer sur des équipes efficaces. Enfin pour conclure, il est conseillé que les collaborateurs aient au minimum une expérience export afin de capitaliser les retours d’expérience…*

*ce sujet sera traité dans le blog sur la base d’un contenu spécifique dans les semaines à venir…

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