Déployer le project control … y a-t-il un intérêt ?

Qu’est-ce que le Project Control ?

Le Project control est l’une des disciplines de la gestion de projets basée sur le contrôle des délais et le contrôle des charges en matière de ressources (humaines, matières ou équipements), afin d’évaluer et d’optimiser le projet. Le contrôle de projet s’impose sur tout le cycle de vie, de la phase appel d’offres jusqu’à la maintenance.

Pourquoi le Project control ?

Le Project control a une importance primordiale dans le monitoring aux projets car d’une part, il permet d’associer le quantitatif de l’offre de base dans la planification de référence et d’autre part, de suivre dans le temps les différentes évolutions du contrat (avenants). L’intérêt est de limiter les impacts coûts et délais puis d’évaluer la performance aux projets à terminaison.

Qui est en charge du Project Control ?

Le Project control est sous la responsabilité du Project Control Manager PCM. Il a pour rôle de reporter directement au directeur de projet.

Pour une catégorie de clients la gestion contractuelle est sous la responsabilité du project control manager, puisqu’il a la maîtrise des quantités et de l’historique du projet.

Les prestations du Project control manager

Le Project control manager a pour missions la collecte des données du projet (le contrat, ainsi que les limites de prestations par lot, le Planning de référence, cadences, quantités, registre de risques des projets, etc.). Il doit également d’estimer et planifier les quantités des moyens et des ressources. Le Project control manager contribue dans la budgétisation du projet. La dernière étape consiste à inspecter et faire le suivi des avancements du projet.

Le Project control manager a un rôle essentiel dans une organisation de projet cependant il est assujetti aux tâches suivantes :

  • Se calquer sur la stratégie de la direction de projet afin de valider la planification de projet
  • Vérifier la planification de référence et en assurer le suivi jusqu’à la phase réception
  • Établir un estimatif des coûts et assurer l’analyse des écarts – alerter la Direction de projet sur les dérives
  • Contribuer dans la planification du projet à terminaison
  • Gérer la valeur acquise et reporter au sujet de la performance en interne
  • Contribuer à la rédaction de courriers litigieux par sujet et communiquer avec le contract manager
  • Participer dans la formalisation des différents sujets de réclamations
  • S’assurer du bon fonctionnement de la gestion électronique documentaire – GED
  • Le déploiement des indicateurs du projet
  • La préparation du rapport mensuel
  • Toute tâche que la Direction de projet juge utile de lui confier

La valeur ajoutée du Project control tout au long du projet

Il y a plusieurs avantages apportés par le Project control, car il permet de :

  • Avoir une visibilité synthétique et détaillée de l’état d’avancement du projet, ce qui aide la prise de décisions
  • Eviter une surconsommation de ressources et du temps de travail : Un bon Projet control permet d’être efficace dans l’utilisation des moyens du projet et de garantir les performances contractuelles
  • Aider la communication intégrale du projet : Grâce à cet effort la communication du projet est assurée
  • Aider à la productivité : Toutes les informations du projet étant bien organisées, le Project control permet une optimisation dans le temps de recherche des informations
  • Amélioration constante et continue : Grâce au raffinement constant des données lors du Project control, on arrive à communiquer sur la base de données rassurantes et réalistes sur le projet à terminaison

L’importance de l’EVM en qualité d’indicateur

La méthode de la valeur acquise (Earned Value Management – EVM) a été développée par la NASA pour le suivi des projets. Elle est fortement recommandée en qualité d’indicateur de projet pour les rapports mensuels « BOARD » ou tout simplement pour sensibiliser en interne sur les rendements.

La valeur acquise agit sur deux facteurs clés du projet : la performance et les coûts. Ainsi on peut savoir quand mettre plus de moyens ou quand augmenter les cadences. Elle permet aussi de se projeter vers le coût final et la date de fin du projet.

Cette méthode permet aussi de contrôler les écarts du projet donnant des indicateurs d’avancement et de variance des performances physiques.

mesliconsulting

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