Pour les grands projets d’investissement, les retards par rapport aux délais contractuels peuvent coûter plusieurs centaines de milliers d’euros. Même pour un projet de taille moyenne, un dépassement de seulement 10 % peut affecter la rentabilité. Si l’on considère le retard moyen de 20 % observé dans la plupart des projets, la perte devient considérable. Ainsi, les retards impactent directement les résultats de l’entreprise.
Dans cet article, nous explorons le coût réel des retards et leurs conséquences sur vos projets. Ensuite, nous vous présenterons des solutions pour anticiper et maîtriser les dépassements budgétaires.
Sommaire
I – La probabilité de retards et des dépassements de coûts projets actuels
II – Les principales causes de retard de projet
III – Recadrer un projet ayant dérapé
IV – Une bonne planification
I- La probabilité de retards et de dépassements de coûts dans les projets actuels
On pourrait penser que les retards affectent seulement certaines équipes. En réalité, leur impact se fait sentir dans toute l’entreprise, depuis la direction jusqu’aux ingénieurs sur le terrain. Selon l’Institut de l’industrie et de la construction, la plupart des projets commencent bien, mais un événement majeur peut rapidement les déséquilibrer.
Il est beaucoup plus facile de lancer un projet complexe que de le terminer. De plus, les prévisions initiales sont souvent peu fiables. Une fois un problème majeur survenu, rattraper le retard devient compliqué.
Ces retards entraînent directement des dépassements de coûts. Par exemple, pour un projet de 50 millions d’euros sur 24 mois, chaque jour représente 68 493 euros. Un retard moyen de 20 % coûterait donc près de 10 millions d’euros supplémentaires. Les équipes doivent alors justifier ces coûts auprès des clients, ce qui peut être difficile.
II- Les principales causes de retard d’un projet
Les raisons de retard au projet sont multiples, cependant, nous retenons 3 points essentiels :
1. Difficulté de communication
Dans une petite entreprise, la communication est simple et directe. Dans des structures plus larges, réparties entre plusieurs sous-organisations, l’information peut se perdre ou être mal interprétée. Malgré les progrès de la communication digitale, les obstacles restent fréquents.
2. Différences de processus
Dans un projet impliquant plusieurs équipes (lancement, ingénierie, achats, contrôle, sous-traitants), chacune peut utiliser ses propres méthodes et outils. La consolidation des informations devient alors complexe, et la vision globale du projet peut être retardée.
3. Manque de visibilité sur le projet
Même avec un planning et une liste de tâches, les mises à jour sont souvent rares. Les équipes ne savent pas toujours quelles tâches prioriser. Dans les grandes entreprises, obtenir l’état d’avancement d’un projet peut prendre jusqu’à deux semaines, car les chefs de projet doivent relancer les équipes et rassembler des informations partielles. Quand les décideurs reçoivent enfin le rapport, il peut être trop tard pour corriger le retard.
III- Recadrer un projet ayant dérapé
Si votre projet a dérapé, deux options s’offrent à vous : revenir dans les temps ou accepter le retard.
Pour respecter le calendrier, il peut être nécessaire d’augmenter les ressources, réduire la portée, ajuster la qualité ou approuver des changements.
Accepter un retard peut entraîner le mécontentement du client, le paiement de pénalités ou des conflits avec les sous-traitants.
L’investissement dans une planification de référence solide est donc essentiel pour anticiper ces problèmes.
IV – Une bonne planification
Une planification efficace commence dès le départ. Deltek Acumen Fuse permet de diagnostiquer rapidement les problèmes de planning et de corriger les lacunes avant validation.
Les options de reporting de l’outil facilitent la communication avec toutes les parties prenantes et permettent de suivre le projet en temps réel. Combiné avec Deltek Acumen Risk, il permet d’identifier et de réduire proactivement les risques et incertitudes. Une analyse Monte Carlo aide à prévoir et atténuer les risques avec des modèles personnalisés pour chaque projet.
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