La gestion efficace des risques est un aspect essentiel de la gestion de projet, car les risques et les incertitudes peuvent avoir des conséquences négatives sur le projet. Il est donc primordial de les identifier dès le début. En identifiant, évaluant et gérant les risques potentiels dès le début, une équipe de gestion de projet peut réduire fortement les impacts coûts et délais et augmenter les chances de réussite pour l’atteinte des objectifs clients. Dans cet article, nous examinerons en détail ces cinq stratégies clés.
I. Qu’est-ce que la gestion des risques ?
La gestion des risques est un processus systématique. En effet, elle vise à identifier, évaluer et gérer les risques pouvant compromettre la réussite d’un projet, d’une organisation ou d’une activité.
II. Pourquoi très peu d’entreprises ont des « risk manager » à l’échelle de l’organisation ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles très peu d’entreprises ont des « risk managers » à l’échelle de l’organisation :
1. Coût
Le coût est un facteur important. En effet, engager un risk manager à temps plein représente un investissement financier conséquent pour une entreprise. De plus, les coûts associés salaire, avantages sociaux et formation peuvent décourager certaines entreprises d’embaucher un employé dédié à la gestion des risques.
2. Taille de l’entreprise
Dans de nombreuses petites et moyennes entreprises, la gestion des risques est intégrée à d’autres fonctions. Ainsi, les responsables de projet, les gestionnaires opérationnels ou même les membres de la direction en assument la charge.
3. Jugement de la pertinence
La nécessité d’un risk manager à part entière peut sembler non cruciale ou peu justifiée. De plus, certaines entreprises ne considèrent pas toujours la gestion des risques comme une priorité stratégique. En conséquence, elles n’en perçoivent pas pleinement les avantages potentiels. Souvent, leur approche reste réactive : elles ne réagissent aux risques que lorsqu’ils surviennent. À l’inverse, une démarche proactive permettrait de les anticiper et de mieux les gérer.
III. Pourquoi la gestion des risques est peu considéré dans les projets ?
1. Absence de sensibilisation
Certains responsables de projet et parties prenantes ne mesurent pas toujours l’importance de la gestion des risques. En effet, ils n’en perçoivent pas pleinement les avantages potentiels. De plus, certains considèrent cette activité comme une tâche supplémentaire ou facultative, plutôt que comme un élément essentiel de la gestion de projet.
2. Contrainte de délai
Dans de nombreux projets, il y a une forte pression pour respecter les délais et les budgets prévus. Cette pression peut amener les équipes de projet à se concentrer davantage sur l’achèvement rapide du projet plutôt que sur l’identification et la gestion des risques potentiels.
3. Focalisation sur la gestion opérationnelle
Dans certains cas, la gestion opérationnelle quotidienne et les tâches urgentes peuvent prendre le dessus sur la gestion des risques. Les équipes de projet peuvent être submergées par les tâches immédiates et ne pas avoir le temps ou les ressources nécessaires pour se consacrer pleinement à la gestion proactive des risques.
IV. Pourquoi est-il si important de faire de la gestion des risques ?
La gestion des risques a pour objectif principal de minimiser les conséquences négatives sur les objectifs et d’augmenter les chances de réussite.
En effet, elle consiste à anticiper les problèmes potentiels et à prendre des mesures préventives. De plus, des plans d’atténuation permettent de réduire l’impact et la probabilité des risques identifiés.
La gestion efficace des risques implique également une évaluation rigoureuse afin de hiérarchiser les risques les plus critiques.
Ainsi, elle ne se limite pas à l’identification des risques : une surveillance continue et une adaptation aux changements de l’environnement du projet ou de l’organisation sont nécessaires.
Les objectifs spécifiques peuvent varier selon le contexte, mais l’objectif principal reste souvent la réception des ouvrages dans les délais contractuels.
Par conséquent, anticiper les perturbations possibles, améliorer la qualité des décisions et optimiser les performances devient essentiel.
V. Les 5 stratégies clés pour une gestion efficace des risques
Venons-en au vif du sujet, quelles sont les étapes à suivre pour une gestion efficace des risques ?
1. Planifier la gestion des risques
La première étape consiste à établir un plan solide pour la gestion des risques depuis la phase de lancement du projet. Il est essentiel de documenter toutes les mesures d’atténuation prévues et de désigner les responsables de chaque tâche. Il est également crucial de communiquer de manière transparente les risques avec les parties prenantes.
Un plan de gestion des risques détaillé doit être intégré dans le plan global du projet, et des mécanismes de suivi réguliers doivent être mis en place pour évaluer l’efficacité des mesures d’atténuation.
2. Identifier les risques
La deuxième étape consiste à identifier tous les risques potentiels pouvant affecter le projet. Cela nécessite une analyse approfondie de toutes les parties prenantes impliquées dans le projet afin de repérer les risques associés à chacune d’entre elles. Il est essentiel de prendre en compte tous les risques et d’en établir une hiérarchie.
Des techniques telles que l’analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces) et les listes de vérification peuvent être utilisées pour identifier les risques les plus courants. La création d’un registre des risques détaillé permettra de garder une trace de tous les risques identifiés.
3. Évaluer les risques
Après avoir identifié les risques, il est nécessaire d’évaluer leur impact potentiel sur le projet ainsi que leur probabilité de se produire. Cette évaluation permettra de classer les risques en fonction de leur importance et de leur urgence. Des techniques telles que l’analyse qualitative (utilisation d’une matrice d’impact/probabilité) et l’analyse quantitative (analyse des coûts et du calendrier) peuvent être utilisées pour une évaluation plus précise des risques. Cette évaluation facilitera la prise de décisions éclairées quant à la gestion de chaque risque.
Cette étape est nécessairement établie sur la base d’outils de gestion des risques tel que Primavera Risk analysis ou Deltek Acumen Risk.
4. Atténuer les risques
Une fois les risques évalués, il est maintenant temps de développer des stratégies d’atténuation appropriées. Cette étape implique la mise en place de plans d’action visant à réduire l’impact potentiel des risques identifiés.
Les stratégies peuvent varier en fonction de la nature des risques. Il existe plusieurs stratégies d’atténuation des risques, telles que la réduction des risques, le transfert des risques, l’acceptation des risques, etc. Chaque stratégie doit être soigneusement examinée et adaptée aux besoins spécifiques du projet.
5. Surveiller et contrôler les risques
La gestion des risques est un processus continu qui se déroule tout au long du projet. Il est crucial de surveiller en permanence les risques identifiés et les mesures d’atténuation mises en place. Les risques peuvent évoluer au fil du temps et de nouveaux risques peuvent surgir. La surveillance régulière permet de détecter rapidement les changements et de modifier les stratégies d’atténuation en conséquence.
Pour conclure…
En identifiant de manière proactive les risques, en évaluant leur impact potentiel, en développant des stratégies d’atténuation appropriées, en planifiant soigneusement la gestion des risques et en assurant une surveillance continue, les gestionnaires de projet peuvent réduire les conséquences négatives des risques sur le succès du projet.
Il est important de souligner que la gestion efficace des risques doit être un processus continu et intégré tout au long du projet.
En mettant en pratique ces conseils, les gestionnaires de projet peuvent faire face de manière plus efficace aux défis liés aux risques.
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