Analyse des Risques & Incertitudes aux Projets
En principe, un projet doit être mené à terme selon les échéances établies dans le contrat initial. Toutefois, il est courant que les projets subissent des retards, engendrant ainsi des surcoûts et des extensions de délai qui obligent l’entreprise à entamer des négociations relatives aux échéances clés contractuelles ou au règlement des indemnités pour retard sur ces mêmes échéances.
Il est donc crucial pour l’entreprise de pouvoir proposer des devis qui prennent en compte de manière sécurisée le planning et le budget du projet. La planification détaillée et la répartition des tâches par étape ou par lot sont des outils essentiels pour les ingénieurs et les chargés d’étude de prix, leur permettant d’évaluer les différentes options pour respecter les délais et les budgets fixés.
Les projets de construction sont souvent sujets à des imprévus qui peuvent causer des retards dans l’accomplissement de certaines tâches, ce qui peut, en retour, faire grimper les coûts du projet. Il est donc capital d’instaurer un processus de gestion des risques en amont, associé à la planification du projet, afin de garantir le respect des engagements contractuels dans la mesure du possible.
Les maîtres d’ouvrage demandent de plus en plus une gestion des risques proactive lors de la phase de proposition, afin d’évaluer l’efficacité avec laquelle les entreprises anticipent et répondent aux potentiels aléas.
Pourquoi effectuer une simulation de Monte Carlo liés aux coûts et au planning ?
La simulation de Monte Carlo est particulièrement utile dans la gestion de projet pour l’analyse des coûts et du planning pour plusieurs raisons :
- Incertitude: Les projets comportent souvent des incertitudes significatives dans les estimations des coûts et des délais. La simulation de Monte Carlo permet de modéliser et d’analyser l’impact de cette incertitude sur l’ensemble du projet.
- Analyse Probabiliste: Plutôt que de se baser sur un seul scénario « moyen » ou « le plus probable », la simulation de Monte Carlo génère de nombreux scénarios possibles en tenant compte de la variabilité des coûts et des délais des différentes tâches. Cela permet d’obtenir une distribution des résultats potentiels et de mieux comprendre les risques associés.
- Résultats Quantitatifs: Cette méthode fournit des résultats quantitatifs, tels que des probabilités d’achèvement dans un certain délai ou pour un certain coût, aidant à une prise de décision éclairée.
- Identification des Risques: La simulation peut aider à identifier les tâches qui ont le plus grand impact sur le délai et le coût du projet, permettant de concentrer les efforts de gestion des risques là où ils sont les plus nécessaires.
- Amélioration de la Planification: En visualisant l’impact des différentes incertitudes, les managers peuvent mieux planifier les tampons de temps et de budget nécessaires.
- Prise de Décision Stratégique: Les organisations peuvent utiliser les données issues de la simulation pour prendre des décisions stratégiques, comme l’allocation des ressources, l’ajustement des échéances ou la définition des engagements contractuels.
- Communication: Les résultats de la simulation peuvent également servir à communiquer avec les parties prenantes, en illustrant les risques et les incertitudes de manière claire et compréhensible.
Afin d’établir une analyse de risque efficace avec l’outil Oracle Primavera Risk Analysis, MESLI Consulting Propose les étapes suivantes :
Les étapes sont comme suit :
- Planification (vérification du planning avec l’option Schedule check ou avec l’outil Deltek Acumen Fuse)
- Affectations des ressources dans Primavera Risk Analysis et Budgétisation (ressources)
- Analyse d’incertitudes (durées)et simulation de Monte Carlo
- Registre des risques (évaluation)
- Simulation (Monte Carlo) en phase Pré mitigation
- Simulation en phase Post mitigation
- Analyse des risques (rapports, analyseur de distribution, graphiques tornade, diagramme de dispersion)
- Plan d’intervention (contrôle des risques)
Quelle est la différence entre l’incertitude et le risque ?
A) L’incertitude est inhérente à une tâche.
Exemple : le terrassement d’une tranchée est prévu pour 10 jours. Cela peut ne prendre que 8 jours ou peut prendre jusqu’à 12 jours.
Nous utiliserons l’analyse de la distribution en trois points pour obtenir une meilleure estimation
B) Les risques sont des événements qui peuvent ou non, se produire et qui pourraient affecter une tâche.
1- Il peut modifier l’effet sur la durée, le coût et la qualité d’une tâche.
Exemple : il y a 5% de risque d’inondation, ce qui pourrait retarder le creusement de la tranchée de 5 à 8 jours.
2- Elle peut changer la séquence des activités.
Exemple : il y a 15 % de chances qu’il y ait des problèmes d’alimentation avec une pompe, ou son remplacement avec une nouvelle spécification pourrait entraîner une modification de la conception des équipements d’alimentation électrique.
Analyse qualitative
L’analyse qualitative classe les risques selon un ordre de priorité déterminé par leur sévérité. Cela prépare le terrain pour une analyse quantitative plus détaillée. Les résultats de cette première analyse seront présentés dans le tableau qui suit.
Une fois les réglages effectués et les durées optimiste et pessimiste calculées, ces trois estimations sont saisies dans le programme. On procède alors à une simulation de Monte-Carlo, réalisée sur une fourchette de 500 à 1000 itérations. Le tableau qui suit illustrera le processus de calcul des durées obtenues par cette simulation.
Tornado – trouver la priorité pour les risques
1- A propos de la sensibilité
La sensibilité peut être mesurée en fonction du coût et de la durée de chaque tâche. Elle donne une indication de l’incidence du coût et de la durée d’achèvement du projet dans son ensemble.
Elle peut être utilisée pour identifier les tâches les plus susceptibles d’impacter votre projet. Les valeurs de sensibilité pour chaque tâche peuvent être affichées dans une colonne du diagramme de Gantt ou dans le graphique Tornade.
2- Sensibilité de la durée par défaut
La sensibilité à la durée représente la corrélation entre la durée d’une tâche et la durée du projet.
La tâche dont la sensibilité à la durée est la plus élevée est celle qui est la plus susceptible d’augmenter la durée du projet.
3- Sensibilité aux coûts par défaut
La sensibilité au coût représente la corrélation entre le coût d’une tâche et le coût du projet.
Diagramme de dispersion
Le diagramme de dispersion montre la relation entre deux résultats d’une analyse de risque. Chaque point du diagramme de dispersion représente deux valeurs pour une itération de l’analyse de risque. Le nombre total de points est égal au nombre d’itérations effectuées dans l’analyse de risque.
Flux de trésorerie (Cashflow) probabiliste
Les prévisions critiques, la budgétisation à long terme et les rapports du EVMS sont communiqués par le biais du flux de trésorerie probabiliste.
En plus des options de rapport, l’outil inclut la possibilité de filtrer le flux de trésorerie probabiliste en fonction de ressources/catégories de coûts spécifiques au sein du plan de projet.
Éléments et étapes importants du registre des risques
- Coût (impact sur le budget des tâches, WBS ou du projet)
- Planification (impact sur la durée des tâches, des WBS ou du projet)
- Performance (critères d’acceptation)
- Portée (modification de la portée d’une tâche ou d’un projet)
- Qualité (conduisant à une qualité inférieure ou supérieure)
- La quantification des risques : Probabilité et impact
- Analyser la matrice
- Assignation quantitative
- Construire un plan de risque d’impact
L’outil le plus simple et le plus connu pour l’analyse des risques est la matrice des risques ou matrice d’évaluation des risques.
La matrice des scores doit être paramétrée en amont. Celle-ci se schématise sur la base de la figure ci-dessous :
Le contenu d’un registre des risques
Propriétaire – Qui est responsable du risque (facultatif)
Cause – Détails de la cause du risque (facultatif)
Description – Une description du risque (facultatif)
Effet – Détails de l’effet du risque (facultatif)
RBS – Champ de texte pour la saisie de la structure de répartition des risques / catégorie de risque (facultatif) : Organisationnel, environnemental, politique, économique, opérationnel, technologique
Statut – Que le risque soit proposé, ouvert, rejeté (fermé), géré (fermé) ou impacté (fermé). Un risque fermé n’est pas utilisé dans l’analyse. Les risques ouverts et proposés peuvent être inclus ou exclus de façon optionnelle lors de l’élaboration du plan de risque impacté
Gérable – La mesure dans laquelle le risque est gérable. Peut-être personnalisé dans la notation du risque et peut être utilisé pour modifier les notes de risque (facultatif)
Proximité – La proximité du risque. Peut-être personnalisé dans la notation du risque (calculée automatiquement)
Date de début – La date prévisionnelle à laquelle le risque commence
Date de fin – La date à laquelle le risque prend fin
Exposition – Utilisé pour enregistrer l’exposition au risque sur le projet. Voir Registre des risques
Dans l’onglet Quantitatif – Inclure le risque dans l’onglet Quantitatif. Il est possible de ne pas cocher les risques que vous n’avez pas l’intention d’associer aux tâches du projet, ce qui permet de raccourcir la liste des risques dans l’onglet quantitatif.
Quantifié – Cochez cette option pour permettre de personnaliser l’impact du risque sur les tâches individuelles à partir des défauts qualitatifs.
Ci-dessous un exemple de registre des risques :
Stratégies de réponse :
Le type de mesures d’atténuation à mettre en œuvre après l’enregistrement des risques :
Éviter – Modifier le projet pour éviter le risque. Cela permet généralement de réduire à zéro la probabilité post-atténuation.
Transfert – Transférer le risque à une autre partie. (Assurance, somme forfaitaire, garantie pour le matériel)
Réduire – Réduire la probabilité et/ou l’impact du risque.
Accepter – Accepter le risque et ne prendre aucune mesure d’atténuation.
Opportunités : (Réduction du temps, nouvelles technologies, solutions, ressources…)
Exploiter – Rechercher activement l’opportunité. Éliminer l’incertitude associée à un risque particulier
Améliorer – Augmenter la probabilité et/ou l’impact de l’opportunité (Ressources).
Rejeter – Rejeter l’opportunité et ne prendre aucune action.
Les actions doivent être menées en tenant compte des différents types de risques, s’ils sont élevés : Plan d’intervention, plan d’urgence, si moyen : Plan d’intervention et si faible : Accepter.
Points importants de l’évaluation des risques
MESLI Consulting propose les directives suivantes à prendre en compte lors de l’attribution et de l’analyse des risques dans un projet :
L’objectif de l’analyse des risques de planification – les trois points
– Quelle est la probabilité pour que le projet soit livré à temps ?
– Quels sont les risques les plus importants à atténuer ?
– Les distributions de probabilités doivent être combinées avec la simulation
– La date d’achèvement la plus probable, la date P-80
Rassembler des données de qualité sur les risques liés à la planification des projets
– Collecte des données liées au planning
– Entretiens afin d’avoir les informations
Criticité des risques
– Quels sont les risques liés au planning ?
– Quelles sont les activités susceptibles de retarder le projet ?
Les contraintes et leurs effets sur l’analyse des risques
– Pourquoi les contraintes ne sont pas recommandées pour la simulation ?
– Traitement des corrélations dans la simulation
La méthode des facteurs de risque qui utilise le registre des risques
– Nouvelle méthode pour gérer l’incertitude sur les durées des tâches
– Utiliser directement le registre des risques
– Assigner les risques aux tâches et simuler
Conclusion
MESLI Consulting a élaboré une méthode d’analyse des risques sophistiquée destinée à la gestion de la planification de vos initiatives. Nous offrons des évaluations de risques sur mesure pour apprécier la durée d’exécution et pour garantir les estimations financières de vos projets. Cet outil est idéalement conçu pour des projets de grande envergure et de complexité, à l’instar des projets du Grand Paris Express ou de grands projets industriels.
L’identification des risques se fait par une double approche : une analyse approfondie de la documentation et des interviews ciblées avec les membres clés du projet. Nous considérons comme risque tout élément susceptible de retarder une activité, méritant une attention particulière pour prévenir tout impact sur la progression fluide du projet et respecter les échéances déterminées dans l’accord contractuel entre les parties impliquées : le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre et l’entreprise titulaire.
